Вы здесь

Как правильно писать письма

Каким образом нужно составлять письма и какие правила нужно соблюдать, если вы хотите вообще получить ответ.

 

1. Не цените чужое время — не получите ответ

Когда я создавал этот блог, он изначально позиционировался как не только средство для получения новых знаний и возможность делиться опытом, но и обязательно — место дляобщения и обсуждения. Именно поэтому я не закрываю комментарии и сделал раздел «Контакты», с помощью которого можно задать вопрос, не относящийся к тем моментам, которые еще не описаны в статьях.

Однако, скажу честно, со временем мне пришлось убрать номер ICQ по той причине, что обращения через эти каналы стали существенно мешать мне работать: «Драсте, у меня тут вопрос...», «Привет, клёвый блог! А скажи мне...», «Хай, мне нужна помощь...».

Обращаясь за помощью к другому человеку, соблюдайте простые правила вежливости — помните, что вы тратите его личное время и просите его поделиться своими знаниями и опытом. А зачастую — и сэкономить ваше время и усилия.

Если вы хотите получить ответ здесь и сейчас — сразу покажите, что вы это цените:

«Здравствуйте, простите, что я Вас отвлекаю...»

«Добрый день, найдется ли у Вас минутка для меня?»,

«Здравствуйте, не могли бы Вы мне помочь в решении моего вопроса?»

2. «Вы» и только «Вы»

По какой-то странной причине у нас принято считать, что обращение на «Вы» может относиться лишь к человеку старше по возрасту или статусу. Это отнюдь не так — «Вы» лишь подчеркивает уважительное отношение к собеседнику, вне зависимости от пола или возраста. Более того, женщины относятся к обращению намного более серьезно, чем мужчины — вспомните хотя бы извечную американскую дилемму «мисс» или «миссис».

Кроме того, разного рода воинствующие дилетанты вообще ратуют за то, что «Вы» при обращении к одному человеку, нужно писать с маленькой буквы. Это неверно хотя бы по той причине, что «Вы» означает обращение к отдельному человеку, в то время как «вы» — к группе людей.

Никогда не «тыкайте» незнакомому человеку — это проявление крайнего неуважения. Кроме того, «Вы» изначально настраивает собеседника на более серьезный лад, показывая что вы обратились с каким-то важным вопросом, а не просто «поговорить за жизнь».

3. Благодарность лишней не бывает

Выражение признательности за полученную информацию или положительная оценка — это та приятная мелочь, которая позволит вам не только  с самого начала расположить к себе человека, но также и плавно перейти к сути своего вопроса.

Кроме того, она даст понять получателю, что вы обратились к нему потому, что уверены — именно его ответ сможет вам помочь.

Оценка не должна быть формальной. Фразы «отличный блог», «клевая статья» и им подобные напоминают дежурно-фальшивые улыбки — «спасибо, что вы пользуетесь нашими услугами, приходите еще». Однако не перегибайте палку и не льстите — это вызывает ощущение брезгливости.

4. «Откуда дровишки?»

Учитывая количество спама, который ежедневно сыплется в почтовый ящик практически каждого человека, который активно использует электронную почту, ваше письмо должно привлекать внимание. Достичь этого можно с помощью внятной и понятнойтемы письма, которая должна в одной фразе дать понять суть вашего обращения.

Также, оптимальным будет указать — откуда вы вообще взяли email? Блог? Форум? Другой источник? Например: «я прочитал статью в Вашем блоге...» или «на форуме [название] Вы помогли советом...».

Никогда не используйте параметр «важная почта» или «высокий приоритет» — это вернейший способ сразу отправить свое письмо в корзину. Выставляя такое значение для письма, вы с самого начала пытаетесь навязать человеку то, что он, возможно, делать и не хочет.

5. «Краткость — сестра таланта»

Если у возникла необходимость задать человеку вопрос или предложить ему какое-то совместное дело, старайтесь излагать максимально кратко и понятно. Наиболее оптимальное количество предложений, которое должно содержать ваше письмо — пять-семь. Если уж в Твиттере можно уложиться в 160 символов, чтобы передать мысль, то семи предложений для обозначения своего вопроса вам точно хватит.

Исключение могут составлять вопросы, в которых для понимания ситуации обязательно нужно изложить какие-то определенные факты или вводные. Но в таком случае этот момент нужно обязательно оговорить в самом начале письма.

6. «Кто ясно мыслит — тот ясно излагает»

Сам вопрос должен быть четким и лаконичным — зачастую у респондента может и есть желание вам ответить, но из-за недостатка времени и необходимости писать письмо на 3 экрана, чтобы пояснить всю мысль, он не станет отвечать.

А вот тратить время и извиняться за ограниченность своих знаний в сути вопроса — не нужно. Исходя из того, как и в какой форме он задан — респондент сам способен оценить ваш уровень. Дополнительные извинения — лишь увеличивают объем письма, но при этом не несут смысловой нагрузки.

Исключение составляет извинение за ограниченность в языке общения и указание на то, что этот язык не родной — например, «простите за мой плохой английский»  - в этом случае вы приносите человеку извинения за то, что он вынужден разбираться в том, что вы написали.

7. Стреляйте только в цель

Прежде чем задать вопрос именно этому человеку, обязательно оцените — а может ли он вообще дать вам ответ? Например, нет смысла задавать вопросы специалисту по SEO на тему дизайна или программиста спрашивать о SMO. Да, в большинстве случаев, хороший специалист обладает знаниями не только в своей основной области, но также и в смежных. Но на ваш вопрос о том, что не имеет прямого отношения к сфере занятости респондента, вы вряд ли получите ответ.

Исключение составляют вопросы вида: «не могли бы Вы мне посоветовать специалиста в...?».

8. Одно письмо — один получатель

Не так давно я получил замечательное письмо от одного из посетителей блога: в поле «кому» значилось порядка десятка адресов, а само письмо было написано в стиле: «памажите заради бога хоть кто-нибудь». Меня до сих пор снедает любопытство — ответил ли хоть кто-нибудь из получателей?

Обобщения допустимы на форуме или любой другой публичной площадке. В случае же личного письма конкретному человеку, необходимо обязательно указывать как минимум имя того, к кому вы обращаетесь.

9. Грамматика и пунктуация

Одно только «извЕните», написанное в самом начале письма — практически гарантированная потеря даже шанса на получение ответа. А запятые, расставленные в стиле «казнить нельзя помиловать» вряд ли смогут помочь в понимании сути вашего вопроса. Большинство людей воспримет подобное лишь как неуважение к себе — если у вас нет времени проверить письмо spell-chaker-ом, то почему у меня должно быть время на то, чтобы на него отвечать?

Нравится вам или нет, но получателю глубоко наплевать на то, что вам лень нажимать shift в начале нового предложения, или на вашем любимом форуме принято разговаривать на чистом «олбанском языге», или вы сторонник теории о том, что каждому человеку в жизни выдано ограниченное количество запятых и, истратив их, он умрет. Написав письмо, вставьте его в Word и запустите проверку орфографии и пунктуации.

10. «Играл — не угадал ни одной буквы»

Никогда не задавайте вопросы, ответ на которые содержится в первой строчке результатов поиска в Google или легко может быть найден в руководстве пользователя. Это вызовет лишь негативную реакцию со стороны получателя письма, в особенности, если он твердо знает, что информация легкодоступна.

Оптимальным будет перед тем как задать вопрос — уточнить, что вы ужепытались найти информацию. Например: «я пытался найти ответ в WordPress Codex, но...» или «я искал ответ в Google, но...».

11. Не воспринимайте отказ как личное оскорбление

 

 

Автора автора